Tips & advies

Een feest organiseren lijkt soms een hele uitdaging. Of het nu gaat om een verjaardag, communie, buurtfeest of bedrijfsevent: met de juiste voorbereiding wordt het een dag om nooit te vergeten. Bij Verhuur-NS helpen we je graag op weg met dit praktische stappenplan.

1. Voorbereiding

• Stel een budget op en hou rekening met een marge voor onverwachte kosten.

• Kies een geschikte datum en controleer de beschikbaarheid van gasten en leveranciers.

• Selecteer een locatie: thuis, tuin, zaal of tent. Denk aan bereikbaarheid en parkeermogelijkheden. Vergeet niet rekening te houden met de kans op slecht weer.

2. Organisatie en materiaal

• Voorzie beschutting: tenten of een zaal, afhankelijk van het seizoen.

• Zorg voor voldoende meubilair: stoelen, tafels, statafels, enzovoort.

• Denk aan audio en licht: geluidsinstallatie, microfoon, sfeerverlichting.

• Plan decoratie: ballonnen, bloemen, thematische aankleding.

3. Entertainment en beleving

• Organiseer kinderanimatie: springkastelen, spelletjes of creatieve activiteiten. Wanneer kinderen zich goed amuseren, zijn ouders meer op hun gemak en wordt het feest aangenamer.

• Voorzie fotomomenten: een photobooth of fotograaf. Zo kan je de mooie herinneringen later opnieuw beleven.

• Regel muziek: DJ, liveband of een speaker met afspeellijst.

4. Catering en dranken

• Bepaal het aanbod van snacks en lekkernijen: popcorn, suikerspin, wafels, fingerfood of een volledig menu.

• Stel een drankenlijst samen: water, frisdrank, wijn, bier, koffie, enzovoort.

• Zorg voor servies en materiaal: glazen, borden, bestek, tafellinnen.

• Houd rekening met speciale wensen: vegetarisch, alcoholvrij of allergieën.

5. Praktische zaken

• Maak een checklist voor levering, opbouw, afbraak en ophaling.

• Zorg dat alles enkele uren voor aankomst van de gasten klaarstaat.

• Vraag vrienden of familie om te helpen bij ontvangst of catering.

• Denk aan veiligheid: brandblusser, tenten en springkastelen met certificaten, EHBO-kist en duidelijke nooduitgangen.

6. Communicatie en gasten

• Verstuur uitnodigingen tijdig en vermeld locatie, tijdstip, dresscode en eventuele thema's.

• Zorg dat gasten je makkelijk kunnen bereiken.

• Vraag bevestiging van aanwezigheid zodat je weet hoeveel mensen komen.

• Geef praktische info over parkeren of openbaar vervoer.

7. Tijdens het feest

• Zorg voor een warm welkom bij aankomst van de gasten.

• Zet drankjes en snacks tijdig klaar.

• Pas muziek en verlichting aan naargelang het moment.

• Leg herinneringen vast met foto's en video's.

8. Afsluiting en nazorg

• Plan wie helpt bij afbraak en schoonmaak.

• Zorg dat materiaal tijdig wordt opgehaald of teruggebracht.

• Bedank je gasten na afloop, bijvoorbeeld met een bericht of kaartje.

• Evalueer: noteer wat goed ging en wat je volgende keer anders wil doen.

Geniet van je feest!

• Het belangrijkste: laat de stress los en beleef het moment.

• Met de juiste voorbereiding en ondersteuning wordt jouw feest een zorgeloze ervaring.

Zelf eten voorzien op een feest is niet alleen budgetvriendelijk, maar ook leuk en origineel. Met het juiste materiaal maak je het eenvoudig en professioneel. Hieronder vind je enkele populaire ideeën én wat je bij ons kunt huren om alles vlot te laten verlopen.

1. Frieten en snacks

Frieten zijn altijd een hit op elk feest! Combineer ze met snacks zoals bitterballen, frikandellen of kaaskroketten.

Wat kan je bij ons huren?

• Friteuse
• Bain marie
• Tafelmateriaal (glazen, borden, bestek, …)
• Tafels en stoelen

Wat voorzie je zelf?

• Frieten
• Snacks
• Olie

2. Pasta party

Een pastabar is ideaal voor een buffet. Serveer verschillende sauzen en toppings.

Wat kan je bij ons huren?

• Bain marie
• Pastakoker of Inductievuur
• Tafelmateriaal (glazen, borden, bestek, …)
• Tafels en stoelen
• Caravan Raymond

Wat voorzie je zelf?

• Pasta, sauzen en toppings (eenvoudig in de groothandel te verkrijgen)

3. Barbecue

Perfect voor tuinfeesten! Denk aan vlees, vis en groenten op de grill.

Wat kan je bij ons huren?

• Barbecue op gas
• Tafelmateriaal (glazen, borden, bestek, …)
• Tafels en stoelen

Wat voorzie je zelf?

• Vlees, vis, groenten
• Marinades en kruiden

4. Hamburgers op de bakplaat

Ideaal voor snelle service en een stoere streetfood vibe.

Wat kan je bij ons huren?

• Bakplaat op gas
• Bain marie
• Tafelmateriaal (glazen, borden, bestek, …)
• Tafels en stoelen

Wat voorzie je zelf?

• Hamburgers, broodjes, toppings
• Sauzen

5. Zoete desserts

Maak het feest compleet met lekkernijen zoals wafels, suikerspin of popcorn.

Wat kan je bij ons huren?

• Lollywafelijzer
• Suikerspinmachine
• Popcornmachine
• Tafelmateriaal (glazen, borden, bestek, …)
• Tafels en stoelen

Wat voorzie je zelf?

• Toppings voor de wafels

Zelf drank voorzien op een feest is een slimme keuze: het is budgetvriendelijk en flexibel.

Wat kan je bij ons huren?

• Koelkast
• Koelwagen
• Mobiele bar
• Glazen
• Percolator
• Tafels en stoelen

Wat voorzie je zelf?

• Drank

Tip: Het is efficiënter om een koelwagen te huren in combinatie met een koelkast dan meerdere losse koelkasten. Zo kan je de koelkast vullen met reeds gekoelde dranken uit de koelwagen en vermijd je dat je warme dranken moet aanvullen die niet meer op tijd gekoeld raken.

Tip: Kies voor een staande koelkast in plaats van een bakmodel. Zo kan je dranken overzichtelijk indelen en vind je snel wat je nodig hebt, zonder telkens te moeten graven naar de juiste fles.

Hoeveel drank moet ik voorzien?

Om de hoeveelheid drank voor een feest te bepalen, reken je meestal op 2-3 drankjes per persoon per uur, waarbij het eerste uur intensiever is (3 drankjes) en daarna 2 drankjes per uur per persoon aanhouden een goede richtlijn is. Stem dit af op het type feest (borrel, diner, fuif) en het gezelschap; voor een fuif met dansen gaan gasten sneller drinken, terwijl bij een etentje wijn per gang wordt geteld (1 tot 1.5 glas per gang). Vergeet ook non-alcoholische opties niet, ongeveer 1-2 glazen fris/water per uur per persoon, vooral voor BOBs. Vuistregels per dranksoort

• Bier: 1-2 biertjes per uur per persoon.
• Wijn: 1 fles wijn per 2-3 personen voor een feest van 4 uur.
• Sterke drank & mix: 1-2 drankjes per uur per persoon, plus mixers (tonic, cola, etc.).
• Non-alcoholisch: 1-2 glazen frisdrank/water per uur per persoon.

Voorbeeld berekening (feest van 4 uur)

• Gasten: 20 personen
• Totaal: (3 (uur 1) + 2 + 2 + 2) = 9 drankjes per persoon, dus 20 x 9 = 180 drankjes in totaal.

Tips

• Variatie: Houd rekening met verschillende voorkeuren (bier, wijn, cocktails, fris, water).
• Eventtype: Een receptie vraagt minder dan een avondfeest met dans.
• Voorraad: Koop iets meer in en informeer bij je leverancier of je ongeopende flessen kunt terugbrengen voor de zekerheid

Wat bij het dessert?

1. Warme dranken (Koffie & Thee). 

De meeste gasten drinken koffie of thee bij het dessert.

• Hoeveelheid: Reken op gemiddeld 1,5 tot 2 kopjes per persoon.
• Verhouding: Houd een verdeling aan van circa 70-80% koffie en 20-30% thee (afhankelijk van je publiek).
• Eenheden: Uit 1 pak koffie (500g) haal je ongeveer 60-70 kopjes.

2. Dessertwijn en Digestieven

Voor een luxere afsluiting kun je specifieke dranken schenken die passen bij het type dessert:

• Dessertwijn: Uit één fles (meestal 37,5cl of 50cl) haal je 6 tot 8 kleine glazen (ca. 60-75ml per glas).
  • Chocolade: Ga voor een rode dessertwijn 
  • Fruit: Kies een lichtere, frisse wijn
• Likeur/Digestief: Reken op 1 glas per liefhebber (ca. 25-30% van de volwassen gasten). Populaire keuzes zijn Limoncello (bij fruit), Amaretto (bij chocolade/noten) of Grand Marnier.

3. Mousserende dranken

Als het dessert onderdeel is van een feestelijk moment (zoals bij het aansnijden van een taart):

• Champagne of Cava: Reken op 1 glas per persoon. Uit één fles van 75cl haal je 6 glazen.
• Tip: Kies voor een 'Demi-Sec' variant; deze is iets zoeter en past beter bij gebak dan een 'Brut'.

Samenvatting per 10 personen:

• Koffie ca. 15-20 kopjes
• Thee ca. 5 kopjes (zorg voor diverse smaken)
• Dessertwijn 1 à 2 flessen (bij serveren aan alle gasten)
• Water 2 flessen (plat/bruis) om de mond te verfrissen 

In België weet je het nooit: het weer kan prachtig zijn, maar ook plots omslaan. Het zou jammer zijn als het weer roet in het eten gooit en je feest verpest. Een tent is daarom dé oplossing om je evenement comfortabel en zorgeloos te laten verlopen, ongeacht het weer. 

De voordelen:

Bij slecht weer

• Bescherming tegen regen: Gasten blijven droog en het feest kan gewoon doorgaan.
• Veiligheid voor apparatuur: Geluidsinstallaties, verlichting en decoratie blijven beschermd.
• Gezellige sfeer: Geen stress over modder of natte tafels en stoelen.

Bij goed weer

• Schaduw tegen felle zon: Gasten kunnen verkoeling vinden en genieten zonder oververhitting.
• Bescherming van eten en drinken: Voorkomt dat hapjes en dranken bederven door warmte.
• Comfortabele temperatuur: Creëert een aangename plek om te ontspannen.

Extra voordelen

• Flexibiliteit in inrichting: Je kunt decoratie, verlichting en geluid optimaal plaatsen.
• Professionele uitstraling: Een tent geeft je evenement een stijlvolle en georganiseerde look.
• Privacy en sfeer: Afgesloten ruimte zorgt voor een intieme en gezellige setting.

Kortom: in België is er geen garantie op mooi weer, maar met een tent ben je altijd voorbereid. Zo zorg je ervoor dat je feest niet in het water valt en je gasten een onvergetelijke ervaring hebben.

Hoeveel personen passen er in een tent?

• Vuistregels per persoon:
  • Staand: ca. 0,6 m² tot 1 m² per persoon.
  • Zittend (alleen stoelen): ca. 0,8 m² per persoon.
  • Zittend (met tafels): ca. 1,2 m² tot 2 m² per persoon.